Preguntas frecuentes
Un poco de ayuda para el uso de nuestro programa de contabilidad.
Preguntas
DATA DIVISION SOFTWARE se especializa en programación a medida, mantenimiento de redes, servidores, servicios cloud, y programación web.
En DATA DIVISION SOFTWARE trabajamos con MVC, c#, Visual Studio, COBOL, SQL Server, MySQL, entre otras tecnologías.
La sede de DATA DIVISION SOFTWARE está en Rincón de la Victoria, Málaga, España.
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DDSConta
La recuperación de progresivos acera las cuentas a nivel superior, es decir, si una cuenta está definida con los niveles 1, 2, 3, 4 y 8, los niveles superiores serán 1, 2, 3 y 4 y, estos son los que se quedarán acerados quedando el saldo de las cuentas definidas a nivel auxiliar, es decir a nivel 8, el cual se recalculará a partir de los movimientos contables.
Siempre que se modifiquen o borren los mayores de las cuentas. Este proceso debe ejecutarse siempre que queramos obtener balances ya que los niveles superiores podrían no estar actualizados. Después de ejecutarlo se debe hacer una actualización de mayores desde el apartado Balances.
Una actualización de mayores recalcula los saldos de las cuentas de nivel superior, es decir, si tenemos las cuentas definidas con los niveles 1, 2, 3, 4 y 10, los saldos de las cuentas de nivel auxiliar (10) se suman a las cuentas de nivel 1, 2, 3 y 4. Supongamos la cuenta 4300000000, las cuentas de nivel superior son 4, 43, 430, 4300, pues bien, se sumaría el saldo de todas las cuentas que comiecen por 4300XXXXXX a sus superiores, así tendríamos sumados todos los saldos auxiliares a la cuenta 4300, a la 430, a la 43 y a la 4.
En nuestra página principal en datadivision.net en el área de descargas.
Siempre que el tipo de bases de datos sea Access se podrá hacer una copia de seguridad desde el programa en Utilidades-> Copia de seguridad. En caso de bases de datos SQL Serve habrá que hacerlas desde el gestor que utilices o bien desde Microsoft SQL Server Management Studio.
A veces las bases de datos Access presenta inconsistencias, para arreglar este problema accede a Utilidades-> Recuperación/Compactación base de datos.
A la derecha del menú, cuando haya actualizaciones pendientes aparecerá un icono con movimiento, el cual indicará que hay una nueva actualización. Sólo habrá que clicar en él para acceder a la actualización:
DDSConta: Lotes contables
Los lotes contables son movimientos contables pero están pendientes de su incorporación a la contabilidad. También suelen usarse con nuestros programas de facturación para incluir los movimientos contables que se generen, por ejemplo, de la facturación de ventas.
Todos los que se deseen, hay que asignar un nombre a cada lote para poder distinguirlos.
Cuando estemos seguros que todos los movimientos que vamos a incorporar están correctos.
DDSConta: definición apuntes
Como dice la definición para crear asientos contables a partir de una definición.
Una hecha una definición se cargarán los apuntes en un Lote contable de forma muy rápida y sin errores.
Luego habrá que incorporar lotes para que se actualice nuestra contabilidad.
Descripción de los campos de una definición de apuntes:
Campo Cuenta/Variable. En este se puede especificar bien una cuenta del plan contable o una variable, A, B, C, …, estas variables se pedirán a la hora de hacer la carga de apuntes predefinidos.
Luego tendremos que definir la Descripción del apunte, esta puede ser fija o bien marcando la opción Descr pedirá lo que se vaya a añadir a la descripción definida.
El siguiente es el tipo de asiento: Debe o Haber.
El siguiente campo es el Tipo de Operación donde nos encontramos:
- Pedir importe: en la carga, nos pedirá un importe en la línea que esté seleccionada.
- Pedir %: nos permitirá en la columna %/Div un porcentaje que se aplicará sobre la columna Lin que será otra línea de la definición.
- Dividir: nos permitirá escribir el divisor por el que se quiere dividir el importe o resultado de una línea Lin.
- Cuadre: Sólo se puede especificar un cuadre en la definición y calculará el importe del asiento por el descuadre que nos haya quedado.
- Suma: Nos permitirá sumar líneas, por ejemplo, sumamos las lineas 1,2 y 5: deberíamos poner 1+2+5.
Luego, en Tipo I.V.A. definiremos si la línea tiene IVA o no, en caso afirmativo elegiremos la línea sobre la que tenemos la base imponible y el porcentaje de I.V.A. y/o porcentaje de recargo de equivalencia. En la carga de apuntes predefinidos, si se ha especificado que hay I.V.A. nos pedirá el número de la factura para hacer el registro en el libro de I.V.A.
A continuación nos encontramos con el check NoDed: marcado sería I.V.A. no deducible y desmarcado sería I.V.A. deducicle.
Finalmente nos encontramos con el check Descr., que, como se ha comentado anteriormente sirve para que en la carga nos pida el complemento para la descripción del apunte.
En este ejemplo veremos como definir un apunte de ventas con dos tipos de I.V.A.
Donde las variables A se han definido para que a la hora de la carga de movimientos introduzcamos la cuenta de ventas (grupo 70) y nos pida el importe de cada base; si no se especifica una de ellas el apunte de ésta no se crea.
Y las variables B donde introduciremos la cuenta de clientes (430). Como veréis se ha definido la misma variable dos veces, pero en este caso al ser los últimos movimientos, estos se suman en un sólo movimiento en caso de que haya dos tipos de IVA distintos.
DDSConta: Cierre contable
Es indispensable hacer primero una copia de seguridad de la empresa que vamos a cerrar.
Una vez hecha la copia de seguridad deberíamos hacer una recuperación de progresivos. No es realmente necesario pero para asegurarnos de los saldos de las cuentas a nivel auxiliar es aconsejable hacerlo.
Siempre que hagamos un cierre contable deberemos hacerlo sobre el año anterior. Imagina: estamos en el año 2024 y al crear la empresa la hemos creado como año anterior 2023 y actual 2024, no podríamos cerrar el 2024 ya que no es el año anterior. Para ello tenemos que eliminar el año 2023 (se supone que está vacío) y pasar el año actual al año anterior.
Entramos en Cierre-> Traspaso año actual => año anterior y ejecutamos este formulario.
Una vez ejecutado el traspaso de años hay que hacer una recuperación de progresivos.
Deberemos hacer la explotación bien manualmente o bien mediante el proceso automático de generación de asientos de explotación: Cierre-> Generación Asientos de Explotación. Este proceso envía los movimientos de explotación a un lote contable que, una vez revisado, deberemos incorporar a la contabilidad.
Ahora es cuando hacemos el cierre contable: Cierre-> Cierre y apertura. Mediante este proceso se generan los saldos de cierre a nivel auxiliar de las cuentas contables y se generarán las aperturas del siguiente año.
Después habrá que hacer una actualización de mayores para cuadrar las cuentas de nivel superior (Balances-> Actualización de Mayores).